Privatlivspolitik

LIF Håndbold

08. maj 2018

 

LIF Håndbolds dataansvar

Foreningen, som du er medlem af, behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, vi behandler, samt hvordan vi behandler dine personoplysninger. Dette for at sikre en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål.

Dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Lystrup Håndbold er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har spørgsmål.

Kontaktoplysninger på foreningens dataansvarlige:

Foreningens CVR-nr: 33672225

Kontaktperson: Jens Hagbard Grønkjær

Adresse: Gyvelbakken 11

Postnummer: 8520 Lystrup

Mail: Oekonomiudvalget@lifhaandbold.dk

 

Behandling af personoplysninger

Foreningen behandler følgende personoplysninger:

• Almindelige personoplysninger på medlemmer:
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, postadresse, indmeldelsesdato, fødselsdag samt evt. telefonnummer og e-mailadresse.

• Ved postadresse forstås den adresse, som du har oplyst som kontaktadresse.

 

Her indsamler foreningen oplysninger fra

Normalt får foreningen oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

 

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.

 

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen
• Behandling, der måtte følge af lovkrav
• Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation.

 

• Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling, udsendelse af træner/holdleder samt generel information fra foreningen.
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os
• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af din relation til os

 

 

Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, eksempelvis DHF.
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 

Samtykke

Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.  

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges kontaktoplysninger finder du øverst i dokumentet. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden.

Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside.

Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

 

Revisionshistorik

Bilaget er udarbejdet af Lystrup Håndbold, 1. udgave, 8. maj 2018.